Tapez simplement /présence dans votre document et validez.
Une fois créé, le bloc de présences affiche :
Une barre d'options pour personnaliser l'affichage
Un calendrier des pointages pour naviguer entre les différentes séances
Un bouton de création de contenu de groupes et contacts
La barre d'options (en haut du bloc) vous permet d'activer/désactiver les éléments suivants :
Conseil : Activez uniquement les options nécessaires pour éviter la surcharge d'informations.
Flèches ← → : Naviguez entre les différents pointages sans passer par les dates intermédiaires
Calendrier :
Cliquez sur une date pour voir l'état des présences à ce moment-là
Créez un nouveau pointage pour la séance actuelle
Même si vous dupliquez le document, l'historique des pointages précédents reste accessible. Cette continuité permet :
De conserver le suivi des absences cumulées
D'avoir une vision d'ensemble sur plusieurs réunions
De ne pas perdre les données lors de la création de nouveaux documents
Cliquez sur "+ Ajouter un groupe"
Rédigez le titre du groupe (par exemple : "MOE - Maîtrise d'Œuvre", "Lot 01 - Gros œuvre - Nom de l’entreprise")
Ajoutez une description libre (adresse de l’entreprise)
Mise en forme : Utilisez les options de formatage (gras, italique, couleurs)
Organisation : Décrivez l'entreprise, son rôle, son lot d'intervention
Réorganisation : Utilisez la poignée à gauche pour déplacer les groupes
Via la poignée à gauche de chaque groupe :
Ajouter un groupe ou un contact
Déplacer vers le haut/bas
Dupliquer le groupe
Supprimer le groupe
Dans un groupe, cliquez sur "+ Ajouter un contact"
Remplissez les informations :
Nom/Prénom : Champ libre avec mise en forme possible
Fonction : Ajoutez le rôle ou poste dans le même champ
Email : Transformé automatiquement en lien cliquable
Téléphone(s) : Liens directs pour appeler
Pour chaque contact, vous pouvez préciser :
Présence :
Présent
Absent
Excusé
Convocation :
Case à cocher "Convoqué" ou "Invité"
Champ horaire optionnel (ex: "14h30")
Diffusion :
Active/désactive l'inclusion dans la liste de diffusion automatique
Via la poignée à gauche :
Ajouter un contact ou groupe
Ajouter un téléphone supplémentaire
Réorganiser l'ordre
Dupliquer
Supprimer
Ouvrez le compte rendu précédent et dupliquer le
En haut du bloc, sélectionnez la date de la réunion
Mettez à jour les menus Présent / Absent / Excusé
there.do crée une photo de l'état pour cette date
Les flèches 
naviguent entre les pointages enregistrés
Les compteurs d'absences cumulées se mettent immédiatement à jour
Lors du partage du document (bouton bleu "Partager"), deux options apparaissent automatiquement :
"Contacts marqués pour diffusion"
Ajoute tous les emails des contacts avec le statut @diffusion activé
Mis à jour automatiquement selon les modifications du bloc
"Tous les emails du document"
Inclut tous les emails présents dans le document
Utile pour une diffusion exceptionnellement large
Aucun oubli : La liste se met à jour automatiquement
Gain de temps : Plus besoin de créer manuellement des listes de diffusion
Synchronisation : Les modifications dans le bloc se répercutent sur le partage
Contrairement aux tableaux PDF traditionnels, le bloc de présences s'adapte automatiquement :
Ordinateur Desktop : Vue complète en 3 parties avec tous les détails
Mobile : Vue en liste, labels de statut raccourcis, coordonnées email et téléphone en pictogramme cliquable
Appel direct : Cliquez sur un numéro pour appeler
Email direct : Cliquez sur un email pour composer un message
Regroupez par type d'intervenant (MOE, MOA, Entreprises)
Ou par lot de travaux (Gros œuvre, Second œuvre, Finitions)
Utilisez des titres explicites et des descriptions claires (Lot 01 Gros œuvre - Nom de l’entreprise, et à la ligne, l’adresse postale de l’entreprise)
Mettez à jour les présences en début de réunion
Marquez comme @diffusion les contacts qui doivent systématiquement recevoir le CR
Utilisez la convocation avec horaire pour les interventions spécifiques
Consultez régulièrement les absences cumulées pour identifier les récidivistes
Utilisez cette information pour les éventuelles pénalités
Dupliquez le document pour créer le CR de la réunion suivante
Mettez à jour les contacts si nécessaire (nouveaux intervenants, changements d'email)
Archivez les anciens pointages tout en conservant l'historique
R : L'historique des pointages est automatiquement conservé dans le nouveau document. Vous pouvez continuer à voir les absences cumulées des réunions précédentes même après duplication.
R : Oui, vous pouvez créer plusieurs blocs (par exemple : un pour la réunion générale, un autre pour une intervention spécifique). Chaque bloc garde ses propres réglages et historiques.
R : Tous les lecteurs du document voient les mêmes informations de présence. Si vous souhaitez une version "publique" différente, créez un document séparé avec les informations à partager.
R : Il n'y a pas de limite technique. Cependant, au-delà de 20-25 contacts, pensez à activer la colonne "Statistiques" et à bien organiser vos groupes pour rester lisible.
R : Oui. Sur mobile, cliquer sur un numéro lance l'appel. Sur ordinateur, cela ouvre votre application de téléphonie par défaut (WhatsApp, Teams, etc.). Les emails s'ouvrent dans votre client mail habituel.
R : Le bloc fait partie intégrante du document. Pour l'exporter, utilisez l'export PDF global ou copiez-collez le bloc dans un nouveau document there.do.
R : Non, seuls les utilisateurs membres de l’organisation ont les droits d'édition et peuvent modifier les statuts de présence. Les lecteurs voient les informations en mode consultation uniquement.
